Creación de Externos

Cómo crear Externals

De manera individual

Ingresar a Manage del evento donde se quiere crear el External. Seleccionar módulo de Externos en Gestiona.

Aparecerá la vista de Externos Autorizados y en la esquina superior derecha puedes pinchar NUEVO para la creación de Externals.

Al seleccionar NUEVO se debe seleccionar la opción EXTERNO para crear de forma individual.

Ahora estaremos en la vista de creación de External donde podremos rellenar la información del External y definir su contraseña para ingresar a la interfaz de External. En el caso de no poner contraseña el sistema automáticamente asignará una contraseña aleatoria.

Se puede activar Standplus para que el External pueda capturar datos de los asistentes del evento mediante la app.

Se pueden activar los Recursos Humanos para que el External pueda acreditar a su equipo de trabajo en el evento.

• Asignar tickets de cortesía

• Agregar tipos de RRHH

Luego, hacer click en continuar y el externo quedará creado y confirmado en la plataforma.

De manera masiva

El importador consiste en una hoja principal y algunas hojas opcionales. La primera hoja es la principal y obligatoria, esta debe llamarse “sponsors” y su contenido debe ser mínimamente el siguiente: La primera fila son los encabezados, que le darán significado a cada columna.

first_name	last_name	company_name	email	password

Bajo estos irán los datos básicos de cada externo, a saber: su primer nombre, su apellido, el nombre de la compañía/grupo al cual pertenece, su email y opcionalmente su contraseña, que en caso de estar en blanco se generará automáticamente. Un ejemplo de este uso sería:

first_name	last_name	company_name	email	password
Juan	Moya	Ticketplus	[e-mail]
Pedro	Perez	Eventbrain	[e-mail]	gato123

En donde ambos registros son válidos.

Cómo asigno cortesías sin asientos?

Si se quieren agregar cortesías preasignadas a cada externo, deberá incluirse una columna por cada una de estás cortesías, en donde el encabezado indicará el nombre, y el valor la cantidad. Por ejemplo, si existe una cortesía llamada ‘Cortesía’ y otra llamada ‘Andes Sur’ un ejemplo podría ser:

first_name	last_name	company_name	email	password	courtesy_label Cortesía	courtesy_label Andes Sur
Juan	Moya	Ticketplus	[e-mail]		10	2
Pedro	Perez	Eventbrain	[e-mail]	gato123		5

Las cortesías con cantidad vacía se saltarán.

Como asigno cortesías con asientos?

Para enviar cortesías asignadas a asientos, además de crear el externo en la hoja principal crearemos una hoja específica para cada externo, en donde detallaremos las cortesías con asiento. Si, por ejemplo, creamos un externo en la hoja principal de esta manera:

first_name	last_name	company_name	email	password
Juan	Moya	Ticketplus	[e-mail]

Entonces para asignarle cortesías con asiento generaremos una hoja con el nombre “[e-mail]” que consistirá en el detalle de las cortesías con asientos. El formato de estas hojas es el siguiente:

ticket_label	seat_location	seat_row	seat_number	quantity
Andes Sur	andes sur	A	02	1
Cortesía	gallery	-	-	2

Como envío cortesías sin asiento asignado y con asiento asignado en la misma importación?

Sencillo, las sin asiento van en la primera hoja como ha sido explicado, y las que tienen asiento asignado se especificarán en una hoja particular para el externo. Es decir, en la hoja sponsors irán las cortesías sin asiento y en la hoja [e-mail] irán el resto. Ej:

Hoja sponsors:

first_name	last_name	company_name	email	password
Juan	Moya	Ticketplus	[e-mail]

Hoja [e-mail]:

ticket_label	seat_location	seat_row	seat_number	quantity
Andes Sur	andes sur	A	02	1

Consideraciones importantes

1. Se debe tener particular cautela a la hora de transcribir nombres de entradas y asientos, ya que el sistema buscará las cosas tal cual como estén escritas (es decir, podría fallar por un tilde o una mayúscula).

2. Se debe verificar que la primera hoja lleve el nombre sponsors y el resto de las hojas lleven por nombre correos de externos especificados en la primera hoja. Si un mail es muy largo para ser nombre de una hoja, escribir todo lo que quepa.

3. Los valores para seat_row y seat_number en el caso de que el asiento es una locación, deben llevar un guión por valor ‘-’.